Les démarches à suivre lorsque la CNIL demande des explications sur le traitement des données personnelles : risques et recommandations

Lorsqu’une entreprise reçoit un courrier de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) demandant des explications sur ses pratiques en matière de traitement de données personnelles, elle est confrontée à une situation délicate qui nécessite une réponse rapide, rigoureuse et conforme aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En effet, une réponse inadéquate peut entraîner des conséquences lourdes, notamment des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial (article 83 du RGPD). Cet article examine les démarches à suivre face à un tel courrier, les risques encourus, l’opportunité de transmettre une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD), ainsi que les trois éléments clés à fournir dans la réponse pour éviter un contentieux.

1. Les démarches à suivre en réponse à un courrier de la CNIL

La CNIL, en tant qu’autorité de contrôle chargée de veiller au respect des lois sur la protection des données, peut envoyer un courrier aux entreprises pour obtenir des informations sur le traitement de données personnelles qu’elles effectuent. Ce courrier peut avoir différentes motivations : une plainte d’un particulier, un contrôle programmé, ou une vérification liée à un signalement. Quelles que soient les raisons, il est essentiel de traiter la demande avec sérieux et rapidité.

a. Analyser attentivement le contenu du courrier

La première étape consiste à lire attentivement la demande de la CNIL. Le courrier peut demander des informations spécifiques sur certains traitements de données, la justification de leur base légale, les mesures de sécurité mises en place, ou encore des précisions sur les procédures internes permettant l’exercice des droits des personnes concernées. Il est crucial de bien comprendre ce qui est attendu, les délais de réponse indiqués, et les documents à fournir.

b. Constituer un dossier complet pour répondre à la demande

Après avoir identifié les informations demandées, il convient de constituer un dossier complet et documenté. Ce dossier doit notamment inclure :

• Le registre des traitements de données (article 30 du RGPD) : ce document répertorie les traitements effectués par l’entreprise, les finalités de ces traitements, les catégories de données traitées, les bases légales utilisées, et les éventuels sous-traitants impliqués.
• Les politiques internes de protection des données : elles permettent de démontrer que l’entreprise a mis en place des mesures organisationnelles pour se conformer aux principes de protection des données (minimisation, limitation de la conservation, sécurité, etc.).
• Les mesures techniques et organisationnelles adoptées pour garantir la sécurité des données, conformément à l’article 32 du RGPD, telles que le chiffrement, la pseudonymisation, le contrôle d’accès, et les procédures de gestion des incidents de sécurité.

c. Consulter le Délégué à la Protection des Données (DPO)

Si l’entreprise a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO), il est impératif de l’impliquer dans le processus de réponse à la CNIL. Le DPO joue un rôle clé dans

l’assistance à la conformité de l’organisation et dans la gestion des relations avec l’autorité de contrôle. Sa mission inclut la supervision des traitements de données, la sensibilisation des employés, et le conseil sur les réponses à apporter aux demandes des autorités. Sa consultation est donc un gage de bonne foi et de diligence dans le cadre du dialogue avec la CNIL.

2. Les risques en cas de non-conformité ou de réponse insuffisante

Une réponse inadéquate ou l’absence de réponse à une demande d’explications de la CNIL peuvent entraîner divers risques pour l’entreprise, allant des sanctions financières aux restrictions sur le traitement des données.

a. Risque de sanctions administratives

L’article 83 du RGPD prévoit des amendes administratives proportionnées à la gravité de la violation. Les infractions aux principes de base de la protection des données, aux droits des personnes concernées, ou aux obligations de sécurité peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, le montant le plus élevé étant retenu.

b. Risque de mise en demeure ou d’injonction de mise en conformité

Si la CNIL estime que le traitement de données n’est pas conforme aux exigences du RGPD, elle peut adresser à l’entreprise une avviso formale de se conformer dans un délai précis. À défaut de régularisation, l’autorité peut prendre des mesures coercitives telles qu’une injonction de cesser le traitement ou d’en limiter les finalités.

c. Suspension du traitement des données

Dans les cas les plus graves, la CNIL peut ordonner la suspension temporaire ou définitive des activités de traitement, ce qui peut considérablement affecter l’activité de l’entreprise. Par exemple, une société de e-commerce pourrait être empêchée d’utiliser ses bases de données clients, ce qui nuirait directement à son chiffre d’affaires.

3. Transmettre une AIPD : quand et pourquoi ?

L’AIPD (Analyse d’Impact relative à la Protection des Données) est une évaluation des risques pour les droits et libertés des personnes concernées par un traitement de données. Elle est requise lorsque le traitement présente un risque élevé, notamment dans les cas suivants :

• Profilage à grande échelle ;
• Surveillance systématique d’une zone accessible au public ;
• Traitement de catégories particulières de données à grande échelle (données sensibles, données de santé, etc.).

Si l’AIPD a été réalisée pour le traitement concerné, il est recommandé de la transmettre à la CNIL en réponse au courrier. Cela permet de démontrer que l’entreprise a évalué les risques en amont et mis en place des mesures appropriées pour les atténuer (articles 35 et 36 du RGPD). Si aucune AIPD n’a été effectuée, il convient de justifier pourquoi le traitement ne présentait pas un risque élevé justifiant une telle analyse.

4. Les trois éléments essentiels à fournir dans la réponse pour éviter un contentieux

Une réponse adéquate à la CNIL doit inclure des informations spécifiques pour démontrer la conformité de l’entreprise et éviter une escalade vers un contentieux. Voici les trois éléments clés à fournir :

a. Décrire les mesures de conformité mises en place

Il est essentiel de démontrer que l’entreprise respecte les principes de base du RGPD (article 5), notamment la licéité, la transparence, la limitation des finalités, et la minimisation des données. Cela inclut :

• La justification des bases légales sur lesquelles repose le traitement (article 6 du RGPD).
• La fourniture d’informations aux personnes concernées sur le traitement de leurs données, y compris leurs droits d’accès, de rectification, d’opposition, et d’effacement (articles 12 à 22 du RGPD).

b. Expliquer les mesures de sécurité adoptées pour protéger les données

L’article 32 du RGPD impose aux entreprises de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées en fonction des risques associés au traitement. Dans la réponse à la CNIL, il convient de :

• Détailler les mesures techniques et organisationnelles telles que le contrôle des accès, le chiffrement des données, et les procédures de gestion des incidents.
• Justifier les choix de sécurité en lien avec l’AIPD, si elle a été réalisée, ou avec l’évaluation des risques.

c. Transmettre l’AIPD ou justifier son absence

Si le traitement implique des risques élevés, fournir une AIPD peut démontrer que l’entreprise a pris les précautions nécessaires. Dans les cas où une AIPD n’était pas requise, il est indispensable d’expliquer les raisons pour lesquelles le traitement ne présentait pas de risques suffisants pour exiger une telle analyse (articles 35 et 36).

En somme, la réponse à un courrier de la CNIL doit être préparée avec le plus grand soin, en fournissant des informations précises et justifiées pour démontrer la conformité de l’entreprise. Les démarches de transparence, la collaboration avec le DPO, et la documentation complète des mesures mises en place constituent des éléments essentiels pour réduire les risques de sanctions et renforcer la confiance avec l’autorité de contrôle.

Une réponse bien argumentée et étayée par des documents pertinents peut suffire à convaincre la CNIL de la bonne foi de l’entreprise et à éviter un contentieux coûteux.